ООО «ИКС24» © 2016-2025. Все права защищены. Информация, опубликованная на сайте, не является публичной офертой или рекламой, а носит информационный характер и может быть изменена по усмотрению компании.

Главная
/
Блог
/
Учет рабочего времени

Учет рабочего времени: полное руководство для бизнеса 2025-2026

Предприниматели, которые все еще считают, что учет рабочего времени - унылые бумажки в отделе кадров и головная боль перед проверкой, сильно ошибаются. Это главный рычаг влияния на работу компании. От того, как считаются часы, напрямую зависит прибыль, порядок в коллективе и защита от огромных штрафов. К тому же, правила игры в этом году снова поменялись, и это важно учитывать. Это руководство покажет вам, как превратить банальный контроль в реальное преимущество, которое будет работать на бизнес.

Что такое учет рабочего времени и зачем он нужен бизнесу

По сути, это понимание того, сколько на самом деле работает каждый сотрудник. Но за этой простой идеей скрывается целый арсенал полезных вещей.

Самое очевидное - справедливая зарплата. Без точного подсчета смен, переработок, ночных и выходных можно как недоплатить (и получить конфликт), так и переплатить (просто выкинуть деньги).
Но мало того, что это полезно, это еще и обязательно. По статье 91 Трудового кодекса РФ бизнес обязан вести табель учета рабочего времени. Иначе стоит готовиться к визиту инспектора.

Но это еще не все. Грамотный учет времени решает ежедневные управленческие задачи. Он помогает держать дисциплину, видеть, кто реально загружен, а кто просиживает штаны, находить слабые места в процессах и грамотно планировать процесс. А если вдруг возникнет спор с сотрудником по поводу оплаты или выговора, правильно заполненные табели помогут все выяснить. Так что, это вопрос финансовой безопасности и спокойствия любого бизнеса.

Показать практическую управленческую пользу учета, а не формальный контроль

Требования Трудового кодекса РФ: что нужно знать

Чтобы работать спокойно, нужно знать несколько ключевых правил. Главное из них - всем известные сорок часов в неделю. Это базовая норма, от которой зависит все остальное. Но здесь есть тонкости:

Нормальный график - те самые сорок часов, понедельник-пятница.
Сокращенный день - для особых случаев (несовершеннолетние, вредные условия). Но за сокращенный день платить надо как за полный.
Неполный день - когда вы с сотрудником договорились работать меньше (например, на полставки). Тут платим строго пропорционально отработанному.

Есть и особые случаи. Здесь нужно быть особенно внимательным, потому что это влияет на зарплату и соблюдение законодательства:

Сверхурочка (ст. 99 ТК РФ) - не больше 4 часов два дня подряд и 120 часов в год. И платить за нее надо в повышенном размере, никак иначе.
Ночные смены (с 22:00 до 6:00) - дороже минимум на 20% к часовой ставке.
Работа в выходные и праздники (в том числе и в случае командировки) оплачивается минимум в двойном размере.

Несоблюдение этих правил карается по статье 5.27 КоАП РФ:

Взыскание для руководителя или ответственного - от тысячи до двадцати тысяч руб.
Компании (юрлицу) - уже от тридцати до семидесяти руб.
Если ошибиться повторно - деятельность компании могут приостановить на срок до трех месяцев.

Структурировать сложные нормы и ограничения

Как вести учет: виды, формы и методы

Методика зависит от специфики бизнеса. Закон предлагает три основных вида:

Поденный.

Ведется при нормальной пятидневной неделе. Переработка в любой день считается сверхурочной.

Недельный учет.

Подходит для гибкого графика в пределах недели. Главное - уложиться в 40 часов за неделю.

Суммированный учет (ст. 104 ТК РФ).

Спасательный круг для сменной работы, вахтового метода или сезонной работы. Устанавливается учетный период (месяц, квартал, год), в течение которого норма часов должна быть соблюдена в среднем. Это позволяет законно компенсировать сокращенные часы одной недели переработками другой.

Методы подсчета эволюционировали от бумажных журналов, которые ведут вручную, и которые легко оспорить, до полностью автоматизированных решений. Данные собираются, обрабатываются и передаются в бухгалтерию без участия человека, сводя ошибки к нулю. Классикой форм остаются унифицированные табели Т-12 (с возможностью расчета зарплаты) и Т-13. Но сегодня бизнес все чаще отдает предпочтение автоматизированным системам для подсчета затраченного сотрудниками времени:

Пропускные системы (СКУД) на базе карт или брелоков.
Биометрические терминалы (распознавание производится по отпечатку пальца или лицу).
Специализированный софт для контроля времени работы, часто интегрированный с ERP-системой.

Показать переход от ручного труда к системе

Практический кейс: автоматизация учета в швейном производстве

Швейная компания, активно работающая с маркетплейсами, столкнулось с проблемой контроля персонала. Ручной подсчет времени работы и операций не давал понимания реальной загрузки, возникали задержки с отгрузками, а расходы на операционные ошибки были высокими.

Для комплексного решения проблемы была внедрена облачная система X24:ERP. Она позволила фиксировать явку и выстроить единый процесс: от планирования задач и учета рабочего времени на конкретные операции до автоматизации складского учета и документооборота.
В итоге:

Время на оформление и отгрузку заказов сократилось на 90%.
Компания получила полный контроль над рабочим временем и операциями, что позволило выявить и устранить скрытые потери.
Годовая экономия на операционных расходах составила 840 000 руб.

Все подробности можно найти здесь.

Как выбрать систему учета для вашего бизнеса

Выбор инструмента - стратегическое решение, которое зависит от масштаба и задач компании. Для малого бизнеса (ИП, небольшие команды до 10-15 человек) на старте часто достаточно простых и недорогих решений. Это могут быть:

Таблицы Excel для ручного заполнения табелей учета рабочего времени и больничных.
Облегченные онлайн-трекеры времени.
Мобильные приложения для учета времени удаленных сотрудников, особенно имеющих гибкий график.

Среднему и крупному бизнесу такие методы не подходят. Здесь на первый план выходят:

Автоматизация. Система должна минимизировать ручной труд.
Интеграция. Критически важно, чтобы данные об отработанном времени сразу попадали в систему расчета зарплаты (например, в 1С или другую бухгалтерскую программу). Это исключает двойной ввод и ошибки.
Отраслевая специфика. Промышленности нужен учет смен и привязка к нормо-часам, логистике - контроль времени водителей и маршрутов, ИТ-компании - интеграция с таск-приложениями (Jira, Trello).

Ключевые критерии выбора: стоимость владения (подписка + внедрение), удобство интерфейса для сотрудников, качество технической поддержки и, главное, возможность бесшовной интеграции с вашей учетной экосистемой.

Показать зависимость выбора системы от масштаба компании

Практический кейс: рабочее время водителей и контроль логистики в добыче

Горнодобывающему предприятию было необходимо установить контроль над логистикой: отслеживать рабочие смены водителей, их маршруты и время работы на объектах. Ручной подсчет был неточным и не позволял анализировать эффективность.

С помощью облачной платформы X24:ERP автоматизировали систему логистики и учета. Внедрение затронуло фиксацию времени прибытия/ухода, отслеживание рейсов, времени погрузки-разгрузки и простоев.

В результате:

Автоматизация позволила получить 100% контроль над передвижением техники.
Прозрачность процессов сократила нецелевое использование ресурсов, что привело к снижению логистических потерь на 20%.
Документооборот между участками стал полностью прозрачным и быстрым.

Все подробности доступны по ссылке.

Пошаговый план внедрения учета рабочего времени

Чтобы переход на новую систему прошел гладко, действуйте последовательно:

Аудит текущей ситуации и рабочих целей. Оцените, как вы учитываете время сейчас. Какие проблемы хотите решить (опоздания, переплаты, неучтенные переработки)? Определите рабочие цели: контроль дисциплины, оптимизация ФОТ, интеграция с зарплатой?

Выбор метода и системы. Исходя из аудита, выберите вид учета (поденный, суммированный) и конкретный инструмент (от простого софта до комплексной ERP). Учитывайте бюджет и сложность интеграции.

Подготовка документов. Любые изменения в контроле рабочего времени должны быть закреплены локально. Издайте приказ о введении нового порядка, внесите изменения в Правила внутреннего трудового распорядка, при необходимости перезаключите дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками.

Внедрение и обучение персонала. Без этого процесс будет неполным и не особо эффективным. Запускайте систему постепенно, начиная с пилотной группы. Проведите подробные инструктажи для сотрудников и ответственных. Разъясните сотрудникам новые правила и преимущества.

Практический кейс: оптимизация учета на заводе металлоконструкций

Крупному производственному предприятию требовалась полная цифровизация процессов. Ручное планирование смен и учет рабочего времени в таблицах не справлялись с масштабом, приводя к простоям, срыву сроков и росту затрат.

В итоге на заводе была внедрена система X24:ERP, которая централизовала управление. Она автоматизировала табелирование, планирование загрузки цехов, контроль рабочего времени, сырья и заказов.

Комплексный подход позволил достичь синергетического эффекта:

Затраты на производство снизились на 30%.
Выпуск продукции вырос на 40%.
Автоматический контроль за соблюдением технологических операций и норм времени напрямую повлиял на снижение процента брака.

Ознакомиться с деталями проекта можно здесь.

Типичные ошибки при учете рабочего времени

Неправильное заполнение табелей. Неверное обозначение кодов (например, путаница между отпуском и прогулом), неотражение переработок. Это приводит к ошибкам в зарплате и конфликтам.
Отсутствие согласия сотрудников на мониторинг, особенно при использовании систем видеонаблюдения или программ контроля на компьютерах удаленных сотрудников. Это уже несоблюдение закона о персональных данных и финансовые взыскания.
Несоответствие системы масштабу бизнеса. Попытка крупного завода вести учет времени в Excel или, наоборот, покупка дорогой ERP для маленького офиса - не самое лучшее решение. Последствия: или неразбериха и ошибки, или неполное использование функционала и неоправданные затраты.
Игнорирование интеграции с учетными системами. Данные о рабочем времени из табеля вручную переносятся в программу для расчета зарплаты? Неизбежны двойная работа, человеческий фактор и ошибки при каждом пересчете.

Зафиксировать последствия ошибок, а не сам хаос

Интеграция с ERP-системами: от учета к управлению

Самостоятельный учет рабочего времени - лишь первый шаг. Его настоящая мощь раскрывается в связке с корпоративной системой управления (ERP). Интеграция переводит этот процесс в инструмент стратегического управления:

Информация из табеля передается в модули расчета зарплаты, трудовых обязанностей, управленческого контроля и планирования. Исчезают разночтения между отделами.
Система сама рассчитывает оклад, сверхурочные, отпуска, больничные, ночные и оплату в праздничный день на основе фактических данных. Это экономит десятки часов работы бухгалтера и сводит к нулю арифметические ошибки, неизбежные, если считать рабочее время вручную.
Руководитель в реальном времени видит, как формируются затраты на зарплату, и может оперативно на них влиять.

Системы бывают разные:

Облачные ERP (x24.cloud, Битрикс24, Мегаплан).

Доступны по подписке, быстро внедряются, идеальны для среднего бизнеса.
Классические решения (1С, Парус).

«Золотой стандарт» для бухгалтерии, но требуют глубокой настройки и сопровождения.
Корпоративные платформы (SAP, Oracle).

Мощные системы для крупных холдингов со сложными процессами.

Отраслевая специфика диктует свои особенности интеграции. Производству нужна привязка к нормам выработки, оборудованию и графикам смен. Логистике - интеграция с данными GPS, путевыми листами и маршрутами. Строительству - по объектам и бригадам рабочих.

Соединить учетное ПО с ERP можно через API (самый рабочий, современный и надежный способ), выгрузку файлов или прямой обмен данными между серверами.

Результаты, как показывают практические примеры, ошеломляют: время на табелирование и расчет зарплаты сокращается на 70-90%, количество ошибок в начислениях падает практически до нуля, а общая экономия бюджета на HR-процессах может достигать 15-25%.

Показать переход от учета к управлению бизнесом

Ответственность работодателя: нарушения, штрафы и чек-лист проверки

За пренебрежение правилами законодательство предусматривает ощутимые санкции.

По статье 5.27 КоАП РФ наказание таково:

Для ответственных (директора, начальника отдела кадров): от тысячи до двадцати тысяч. По сути, это личное взыскание с человека, который не проконтролировал процесс.
Для самой компании: санкции уже серьезнее - от тридцати до семидесяти тысяч. Эти деньги уходят из бюджета бизнеса.
Самое неприятное - повторная ошибка. Суммы могут стать еще больше, а самое главное - работу организации могут приостановить. Неприятно, если бизнес просто встанет на три месяца из-за неправильно заполненных табелей.

Перед визитом проверяющих полезно провести самопроверку по чек-листу:

Все ли сотрудники ознакомлены под подпись с Правилами внутреннего трудового распорядка и графиками смен?
Ведется ли табель учета рабочего времени на всех сотрудников?
Отражены ли в нем все фактические данные: часы работы, отпуска, больничные, неполные дни, неявки, прогулы, командировки, сверхурочные, работа в ночное время и выходной день?
Соответствуют ли графики работы и фактические часы нормам?
Имеются ли приказы на привлечение к сверхурочной работе или работе в выходные с согласия сотрудников?

Права сотрудников и защита персональных данных

Контроль рабочего времени - зона, в которой пересекаются интересы работодателя и права сотрудника на частную жизнь. Здесь важно соблюдать баланс. Любой мониторинг, выходящий за рамки простой фиксации прихода-ухода (например, видеонаблюдение за рабочим процессом, запись телефонных разговоров, установка программ-шпионов на рабочие компьютеры для контроля активности), требует обязательного согласия человека. Это требование Закона «О персональных данных».

Особое внимание - к биометрии. Использование отпечатков пальцев или систем распознавания лица рабочих для прохода на территорию подпадает под понятие обработки биометрических персональных данных. С начала осени этого года согласие нее должно быть оформлено отдельным документом. Несоответствие этому требованию грозит серьезными взысканиями от Роскомнадзора: для должностных лиц - 10-20 тыс. руб., для организаций - 60-100 тыс. руб.

Работодатель вправе отслеживать, чем сотрудник занимается в рабочее время на рабочем месте с использованием корпоративного оборудования. Но контроль личной переписки, прослушивание личных звонков или тотальная слежка вне офиса незаконны. При этом ваши сотрудники должны быть заранее уведомлены о методах контроля, их целях и объемах собираемых данных. Политика обработки персональных данных должна быть публичной.

Заключение: тренды учета рабочего времени 2025-2026

Эффективный учет рабочего времени сотрудников - необходимость, продиктованная и ужесточающимся законодательством, и растущей конкуренцией:

Автоматизация обязательна. Ручной труд не справляется с объемами и сложностью современных требований, ведет к ошибкам и штрафным санкциям.
Интеграция с ERP - путь к управлению. Отдельная система учета времени теряет 90% своей ценности. Ее сила - в бесшовной связи с расчетом зарплаты, управлением проектами и планированием.
Юридическая грамотность критична. Изменения по персональным данным, расчету среднего заработка рабочих и оформлению локальных актов требуют постоянного внимания.

Выбирайте систему, адекватную масштабу вашей компании. Не экономьте на интеграции и обучении сотрудников. В идеале - ориентируйтесь на реальные кейсы внедрения в вашей отрасли.

Постепенно бизнес переходит к глубокому управлению эффективностью и благополучием сотрудников, в котором время - лишь один из многих анализируемых параметров. Тренды будущего, которые уже начинают проявляться:

AI-аналитика. Системы фиксируют время, анализируют его, предсказывают перегрузки сотрудников, автоматически выявляют аномалии и узкие места в процессах.
Бесконтактная биометрия и IoT. Распознавание лица сотрудников без остановки, датчики на оборудовании, автоматически фиксирующие начало и конец работы.
Подсчет по результатам (ROWE). Особенно в digital-сферах смещение фокуса с количества отработанных часов на достижение конкретных целей и KPI.
Интеграция wellness-систем. Анализ данных о рабочем времени сотрудников в связке с показателями усталости и стресса для построения здорового и продуктивного графика.

FAQ: Часто задаваемые вопросы

Вопрос:

Какие документы обязательны для учета рабочего времени?

Ответ:

Основной - табель учета рабочих часов по унифицированной форме. Также обязательны трудовой договор с указанием режима работы, график сменности (при его наличии) и локальные нормативные акты, например, Правила внутреннего трудового распорядка, с которыми сотрудник ознакомлен под подпись.
Вопрос:

Какой учет выбрать для сменного графика?

Ответ:

Для сменной работы, вахт, или при нерегулярном графике применяется суммированный учет рабочего времени. Устанавливается учетный период отработанного времени (месяц, квартал или даже год), в течение которого общая продолжительность рабочих дней не должна превышать норму по часам. Это позволяет гибко планировать графики рабочих, компенсируя недоработки и переработки в рамках периода.
Вопрос:

Можно ли контролировать удаленных сотрудников?

Ответ:

Да, но только с согласия сотрудников. Для этого используются программы, которые могут фиксировать активность техники, делать скриншоты или учитывать время, проведенное в конкретных рабочих приложениях. Но нужно заранее прописать такую возможность контроля в договоре или дополнительном соглашении и получить письменное согласие сотрудника на обработку этих данных.
Вопрос:

Какие штрафы грозят за нарушение учета?

Ответ:

За несоблюдение трудового законодательства в сфере учета рабочего времени предусмотрена административка. Для индивидуальных предпринимателей взыскание составит 1-5 тыс. руб, для юридических лиц - 30-50 тыс. руб (при первом проступке). За повторное взыскание для юрлиц может достичь 70 тыс. руб, а деятельность компании могут приостановить на срок до трех месяцев.
Вопрос:

Зачем нужна интеграция с ERP-системой?

Ответ:

Интеграция позволяет автоматизировать расчет заработной платы: данные об отработанных, ночных и сверхурочных часах рабочих напрямую передаются в расчетный модуль, исключая ручной ввод и ошибки. Это дает полный контроль над ФОТ в реальном времени и сокращает время на табелирование и расчеты на 70-90%, переводя HR-сотрудников и бухгалтерские службы из операционного режима в аналитический.

X24:ERP — платформа,
которая растёт вместе с вами.

Автоматизация, адаптивная архитектура, включает внедрение по шагам — мы помогаем не просто «внедрить», а преобразить управление компанией.
Оставьте заявку → и получите бесплатную консультацию по выбору ERP.

Нажимая на кнопку, вы подтверждаете своё согласие
с условиями обработки персональных данных.