Автоматизация склада: как выбрать систему управления и снизить затраты на 30%

Это ваш инструмент для тотального контроля над каждым квадратным метром помещения и каждой единицей товара.

Система автоматизации (например, WMS) знает все о вашем складе. Она сама строит для кладовщика оптимальный маршрут для комплектации заказа, экономя до 30% его времени. Она подсказывает, куда лучше положить вновь прибывший товар, чтобы его потом быстрее достать.

В результате:

• Скорость обработки заказов увеличивается в 1,5-2 раза.
• Производительность персонала растет, а значит, можно обрабатывать большие объемы без увеличения штата.
• Снижаются затраты на логистику и фонд оплаты труда.

Вы больше никогда не столкнетесь с ситуацией «по документам есть, а по факту - нет». Каждое движение товара фиксируется в базе данных с помощью штрихкодов, распечатанных на принтере этикеток.

Результат:

• Точность учета остатков достигает 99,9%.
• Исчезают хронические недостачи и пересортица.
• Инвентаризация из многодневного кошмара превращается в быструю процедуру: достаточно пройтись с ТСД и сверить данные.
• Снижаются затраты на списание «потерь».

Здесь есть два основных пути. WMS (Warehouse Management System) - узкоспециализированная, мощная система, созданная именно для управления операциями на складе. Она глубоко управляет зонами хранения, маршрутами сотрудников, работой с партиями и т.д. Идеальны для средних и крупных компаний со сложной логистикой.

ERP-система с соответствующим модулем - это, скорее, «комбайн» для управления всем предприятием: финансами, производством, закупками, продажами и, как часть, складом. Ее функционал часто проще, но зато все процессы тесно связаны. Отлично подходит для небольших складов или когда нужна комплексная перестройка бизнес-процессов.

Что выбрать? Если ваша главная проблема - именно процессы хранения и работы с товарами или сырьем, выбирайте WMS. Если нужно навести порядок во всей компании - смотрите в сторону ERP.

Без этого оборудования программа будет «слепой»:

• ТСД (Терминал Сбора Данных) - главный инструмент. Специальный терминал или планшет с Android/Windows, который кладовщик носит с собой. Он получает задания из системы, сканирует штрихкоды и подтверждает операции.
• Сканеры штрихкодов и этикеток (стационарные или ручные) - для быстрой приемки и отправки.
• Принтеры этикеток - для печати штрихкодов, если товар приходит без них.
• Штрихкодирование - фундамент, на котором строится все остальное. Оно превращает абстрактное «изделие №3» в уникальный цифровой объект, который система может точно идентифицировать.

Товар приехал, его свалили в первую свободную кучу, а данные вносят в журнал когда-нибудь потом? После внедрения новой системы для управления складом все изменится. Кладовщик сканирует штрихкод с этикетки каждой коробки.

Программа мгновенно:

• Сверяет приход с накладной.
• Присваивает товару адрес (ячейку хранения) - оптимальное для него место (с учетом размера, оборачиваемости, совместимости).
• Товар сразу же появляется в системе как доступный для продажи.
• Адресный склад избавляет от «потерявшихся» палет и путаницы.

Это сердце склада. Система автоматически формирует задание на отбор, объединяя заказы и выстраивая для сборщика самый короткий маршрут по территории. Он идет от одной ячейки к другой, сканирует товары, и система точно знает, что для какого заказа собрано. При отправке сканируется каждая коробка - вы на 100% уверены, что клиенту отгрузили именно его заказ.

Правильная отладка рабочих процессов превращает инвентаризацию из аврала в рутину. Можно проводить ее выборочно, без остановки работы склада. Прошел с ТСД по стеллажам, отсканировал штрихкоды на ячейках - система сама все посчитала и выявила расхождения. Для товаров со сроком годности система ведет партионный учет (FIFO/FEFO) и всегда подсказывает, какую партию нужно отгрузить в первую очередь, минимизируя просрочку.

Программа видит реальные остатки сырья и готовой продукции.

Это позволяет:

• Службе закупок автоматически формировать заявки, когда запас подходит к минимуму.
• Производству точно планировать выпуск, зная, что материалы в наличии.
• Отделу продаж видеть не только текущие остатки, но и незанятые мощности склада.

Для многих товаров (табак, обувь, лекарства, шины и т.д.) внедрение подобных систем и использование штрихкодирования - уже не выбор, а требование закона.

Современные WMS и ERP-системы умеют:

• Генерировать коды Data Matrix.
• Автоматически выгружать данные в государственную систему «Честный ЗНАК».
• Принимать и списывать маркированный товар простым сканированием.

Попытка делать это вручную - верный путь к штрафам и остановке бизнеса.

В случае с облачными (SaaS) решениями: Вы платите ежемесячную подписку. Не нужно покупать сервера, за обновлениями следит вендор. Доступ из любого места. Идеально для малого и среднего бизнеса, а также для удаленных складов. Коробочные решения работают иначе. Система покупается «в собственность» и устанавливается на ваши сервера. Высокий уровень контроля и кастомизации, но требуются свои IT-специалисты и затраты на поддержку. Классический выбор для крупных компаний со сложной IT-инфраструктурой.

Основная ошибка - экономия на анализе. Попытка автоматизировать хаос не уберет сам хаос. Мнение персонала тоже не стоит игнорировать. Программу будут использовать люди, их нужно вовлекать. И последняя популярная ошибка - недооценка подготовки данных. Не забывайте правило: «Мусор на входе - мусор на выходе».

Пока в цехах кипела работа, на складе царил настоящий хаос. Представьте себе ангар с тоннами металлопроката, где найти нужную балку или лист - это квест с непредсказуемым результатом. Проблема была не в людях, а в системе. Вернее, в ее полном отсутствии:

• Данные жили своей жизнью, а сводные отчеты по остаткам приходилось собирать чуть ли не вручную, и на это уходил целый день.
• Учет был «приблизительным». Где эта партия уголка? Куда делись обрезки от последнего заказа? Кто и сколько материалов списал? Ответы искали методом опроса свидетелей.
• Не было адресного хранения. Кладовщики тратили часы на бесцельные блуждания между стеллажами. А взаимодействие с ОТК напоминало игру в «испорченный телефон».

Мы внедрили X24:ERP - единый и понятный язык для общения между складом, производством и ОТК. В итоге мы снизили количество ошибок в документах на 70%. Теперь то, что отгружено, всегда совпадает с тем, что отражено в системе. Но на этом улучшения бизнес-процессов не закончились.

Раньше подготовка ежемесячной отчетности была многочасовым марафоном. Сейчас этот процесс занимает меньше часа - экономия 90% времени. Отдел управления получает точные данные для принятия решений почти мгновенно. Скорость обработки приходных документов выросла на 30%. Теперь товар не залеживается на приемочной площадке, а быстро попадает на свои места, которые программа определяет сама благодаря внедрению адресного хранения.

Подробности можно узнать здесь.

Знакомьтесь, «ИП Дегтярев В.В.» - швейное производство, которое шьет одежду и продает ее через маркетплейсы. Когда заказов стало больше, выяснилось, что система учета и отгрузок не выдерживает никакой критики.

Проблемы, которые мешали расти:

• Готовые решения не подходили. Нужен был гибкий инструмент, который можно было быстро настроить и внедрить.
• Полный хаос в производстве. Не было понятно, на каком этапе находится каждый заказ. Информацию собирали вручную, и она постоянно устаревала.
• Финансовая непрозрачность. В один печальный квартал компания и вовсе получила убыток в 9 миллионов рублей. Понять, почему производство оказалось убыточным, было практически невозможно.

Мы предложили гибкое и понятное решение - Х24:ERP. Его быстро внедрили и настроили именно под их процессы: от закупки ткани до отправки готовой куртки на маркетплейс. Самое ошеломляющее изменение произошло с поставками. Раньше на формирование одной партии заказов для отправки на маркетплейс уходил почти целый рабочий день. Теперь на эту же операцию требуется меньше часа. Это сокращение времени более чем на 80%, а по факту - почти на 90%!

Но это не все. Мы добились полной прозрачности. Теперь все данные о статусах заказов и остатках на складе видны в системе в реальном времени. И самый приятный финансовый результат - мы помогли сократить расходы на управление. Раньше мастер цеха в одиночку пытался управлять всем процессом. С внедрением системы, которая взяла на себя функции контроля и учета, необходимость в этой должности отпала. Компания стала экономить 70 000 рублей в месяц, а это 840 000 рублей в год.

Интересуют подробности? Читайте здесь.

Представьте небольшой торговый бизнес, который работает сразу с пятью складами в разных точках города. Каждый день - десятки заказов, которые нужно собрать, упаковать и отправить в разные регионы. И вся эта логистика строилась на бумажках, догадках и телефонных звонках.

Основные проблемы фирмы:

• Постоянные ошибки в сборке. Товары списывались не с тех складов, а заказы дублировались. Клиенты жаловались на замены в заказах и недопоставки.
• Склады не были связаны между собой. Из-за этого один склад мог простаивать, а другой - захлебываться от заказов. Остатки учитывались вручную в таблицах, и данные устаревали мгновенно.
• Все документы оформлялись вручную. Это отнимало кучу времени и постоянно приводило к ошибкам.
• Сотрудники не видели, на каком этапе находится заказ, какой склад работает быстрее, а где возникают задержки. Управлять такой системой было невозможно.

X24:ERP объединила все склады в единое целое. Мы сократили количество ошибок при сборке заказов на 80%. Система автоматически распределяет заказы между складами, учитывая реальные остатки и близость к точке отправки. Теперь кладовщик не ломает голову, откуда брать товар, - он получает четкое задание.

Время на логистику одного заказа сократилось на 30%. Раньше на все уходило 30-40 минут: найти товар, оформить бумаги, отправить. Теперь система автоматизировала и задания, и документооборот. Прозрачность контроля остатков стала стопроцентной. Теперь в любой момент времени можно увидеть онлайн, что и в каком количестве лежит на каждом из пяти складов. Это сняло 90% проблем в общении между складами.

Подробный разбор кейса находится здесь.