Планирование трудовых ресурсов предприятия: методы, этапы и практические кейсы

Собрались в серьезный поход? Вряд ли вы возьмете десять человек на маршрут для пятерых или позовете первого встречного без нужных навыков. В бизнесе - та же история. Хотите достигать своих целей? Собирайте нужную команду в нужное время. В этом и есть суть планирования персонала.

Чтобы план работал, а не пылился на полке, он должен учитывать три момента:

• Системность. Нельзя планировать персонал в отрыве от планов по продажам, производству или финансам. Все части бизнеса связаны: хотите увеличить выпуск продукции на 30% - готовьтесь расширять и производственную команду.
• Гибкость. Мир меняется слишком быстро. Умный план - не догма, а руководство к действию.
• Непрерывность. Это не разовое мероприятие «отчитались и забыли». План нужно постоянно пересматривать и актуализировать.

Стратегия набора новых людей всегда имеет две стороны: «сколько» и «каких».

Нужен ли вам senior-разработчик со знанием Python или junior-тестировщик? Должен ли менеджер по продажам владеть английским и техниками ведения сложных переговоров? Ответы на эти вопросы определяют, где и кого вы будете искать.

Здесь все планирование сводится к цифрам. Сколько именно человек нужно, чтобы выполнить план? Для определения потребности в персонале используют разные подходы:

• Нормативный метод. Используют заранее рассчитанные нормы. Например, один менеджер по закупкам может обрабатывать 50 поставщиков, а на один станок требуется два оператора в смену.
• Расчет по трудоемкости трудовых ресурсов. Общий объем работ (в часах) делят на полезный фонд времени одного сотрудника. Этот метод часто применяется в проектной работе и производстве.

Внутренние факторы - то, что решаем мы сами:

• Наша стратегия: расширяемся или ужимаемся?
• Технологические изменения: автоматизация может сократить штат.
• Бюджет: можем ли мы позволить себе новых сотрудников?

Внешние факторы - все, что происходит за стенами офиса:

• Конъюнктура рынка (экономический рост или кризис).
• Действия конкурентов.
• Изменения в законах (например, новые требования к лицензированию).
• Демография (достаточно ли на рынке специалистов нужного профиля?)

Эти способы работают лучше всего, когда у вас накоплена хорошая статистика и прослеживаются четкие закономерности.

• Экстраполяция - продолжение тенденции. Это самый понятный подход. Скажем, если последние несколько лет ваши продажи стабильно росли на 10%, а команда продавцов ежегодно расширялась на 5 человек, логично предположить, что в следующем году эта динамика повторится.
• Корреляция и регрессия – возможность найти скрытые связи. ТО более продвинутые, но и куда более точные инструменты. Они помогают выяснить, как именно численность персонала зависит от других факторов бизнеса. Например, можно вывести такую формулу: «Количество кладовщиков = (Месячный объем отгрузок в тоннах × 0,05) + 3». Получается готовый калькулятор, который подскажет, сколько людей нужно нанять при росте или падении нагрузки.

Бывает, что статистики просто нет - вы запускаете новый продукт или выходите на незнакомый рынок. Тут на помощь приходят мнения опытных специалистов. Проще всего спросить у руководителей отделов: «Как вам кажется, сколько людей понадобится вашей команде через полгода?» Они дают прогноз, основываясь на своем опыте и понимании задач. Быстро и просто, но есть риск субъективности.

Метод Дельфи (анонимный мозговой штурм) - более продуманный способ собрать мнения. Эксперты отвечают на вопросы анонимно, затем видят усредненные ответы коллег и могут скорректировать свою позицию. Так продолжается несколько раундов, пока не выработается общее мнение. Главный плюс - никто не давит авторитетом, и решение получается более взвешенным.

Иногда проще всего посмотреть, как работают другие. Сколько специалистов в отделе маркетинга у вашего главного конкурента? Как выстраивает команду компания из смежной отрасли? Такой подход называется бенчмаркинг. Это не значит, что нужно слепо копировать, но такие данные дают отличный ориентир для планирования.

Современные системы управления становятся вашими главными помощниками в кадровых вопросах. Они видят все: от того, сколько продукции вы произвели сегодня, до графика отпусков вашего бухгалтера и KPI менеджера по продажам.

• Вместо предположений «кажется, нужно еще два технолога» система покажет четкий расчет: на основе планов производства и статистики вам действительно потребуется два специалиста в следующем квартале.
• Можно играть в «симулятор бизнеса»: закладывайте разные условия и сразу смотрите, как они повлияют на команду. Что будет, если открыть ночную смену? А если запустить новый цех? Система просчитает все варианты.
• Графики смен перестают быть проблемой. Программа сама составит их идеально - учтет и трудовое законодательство, и пожелания сотрудников, и производственную необходимость.
• И самое главное - вы всегда видите актуальную картину. Все ключевые показатели (текучесть , нагрузка, производительность труда) обновляются в реальном времени прямо у вас на экране.

Завод по производству панелей столкнулся с классической проблемой: люди есть, а толку мало. Оборудование простаивало, смены выстраивались криво, а учет рабочего времени напоминал фикцию. Внедрение ERP-системы изменило ситуацию в лучшую сторону. Теперь программа сама расставляет приоритеты, оптимизирует загрузку, следит за ресурсами, трудовыми планами и дисциплиной.

Итог впечатляет: +25% к выработке, простои стали историей, а учет ресурсов и времени больше не требует ручного труда.

Подробности тут.

Десятки самосвалов, сотни рейсов и ноль понимания, где техника и чем заняты водители... Деньги утекали на лишнее топливо, ремонты и простои. Внедрение системы планирования маршрутов стало переломным моментом. Теперь каждый самосвал - на учете, каждый километр - под контролем.

Результат: минус 20% к потерям, полная прозрачность логистики и документооборота.

Смотрите как это работает.

Бизнес рос, а системы учета - нет. Новые сотрудники, клиенты и сделки превращались в хаос. Заказы терялись, оплаты запаздывали, а планировать штат было невозможно. Создание единой системы учета стало спасением.

Теперь все как на ладони: от заявки клиента до отгрузки и оплаты. Команда растет осмысленно, потери сократились, а оборот пошел вверх.

История успеха здесь.

Сейчас на рынке есть масса инструментов, которые берут на себя всю рутину - от составления штатного расписания до прогнозирования трудовых процессов. Это могут быть как специализированные HRM-системы (например, Hurma, HR-ONE), так и комплексные ERP-платформы (1С, x24.cloud), которые объединяют управление людьми, финансами и операционной деятельностью. Выбор зависит от масштаба компании и ее задач.