Управленческий учет на маркетплейсах: от хаоса к прибыли через автоматизацию

Самая большая ошибка продавца на Wildberries или Ozon - доверять отчетам, которые формирует сама площадка. Эти цифры показывают красивую картинку, но почти никогда - реальное финансовое положение дел. Вы видите выручку, но не видите всей суммы издержек, которые съедают эту выручку еще до того, как она станет вашей прибылью.

Чтобы хорошо управлять, нужно сначала все посчитать. И здесь важно разделять расходы, потому что одни прямо связаны с конкретной продажей, а другие ложатся на весь бизнес в целом.

Когда расходы учтены, можно переходить к самому интересному - анализу. Разбираемся, какие цифры смотреть, чтобы принимать верные решения.

На старте, когда всего пять продаж в неделю, можно собирать все в таблице. Вы заносите пару цифр, и вроде бы все понятно. Но с ростом объемов эта таблица превращается в монстра. Каждый день приходят десятки отчетов с разных площадок, цены и комиссии меняются, нужно обновлять остатки, рассчитывать новую себестоимость.

На ручной сбор и сверку данных уходят часы, а вероятность ошибки растет с геометрической прогрессией. Одна неверная цифра в себестоимости, и прибыльность всей линейки товаров рассчитана неверно. Excel перестает быть инструментом и становится источником постоянного стресса для селлера. Если вы тратите больше времени на подсчеты, чем на развитие бизнеса - это верный сигнал, что пора менять стиль работы.

Давайте посмотрим реальную историю. Компания, которая торговала товарами для дома через маркетплейсы, работала именно в такой реальности. Все держалось на гигантской, запутанной Excel-таблице. Остатки товара на складах обновлялись вручную раз в несколько дней, из-за чего менеджеры часто не знали, что можно продавать, а запасы чего уже закончилось.

Ошибки в накладных были обычным делом, а чтобы понять общую экономику бизнеса, директору нужно было тратить целый день, сводя данные из разных файлов.

Решение пришло в виде перехода на облачную ERP-систему X24:ERP. В нее загрузили все данные, подключили API для автоматического получения заказов и обновления остатков, а также настроили складской учет.
В итоге:

• Ошибки в документах сократились на 70%, потому что данные больше не нужно было перепечатывать.
• Прозрачность выросла до 100% - теперь в любой момент можно было увидеть точные остатки, все расходы, выручку и реальную прибыль по каждому товару.
• Время на оформление и систематизацию заказов сократилось в разы.

Этот кейс наглядно показывает: переход к автоматизации - фундаментальное изменение, которое превращает хаос в управляемую систему и возвращает владельцу бизнеса контроль над ситуацией.

Все детали кейса - тут.

Итак, Excel не справляется. Что дальше? Возможен следующий путь эволюции:

Отличный пример - швейное производство, которое активно продавало свою одежду на Wildberries и Ozon. Проблема бизнеса была классической: человеческий фактор. Каждую отгрузку оформляли вручную, сверяя заказы с остатками тканей и фурнитуры в другой таблице. Из-за этого постоянно возникали ошибки: отгрузили не тот размер, не ту модель, а то и вовсе отправили товар на не тот склад.

Подсчет остатков материалов был неточным, из-за чего регулярно срывались сроки пошива новых партий. Масштаб был уже серьезный - тысячи единиц товара на двух крупных площадках, и ручное управление таким потоком стало неэффективным и крайне затратным. Селлер внедрил систему X24:ERP, которая связала воедино все процессы. В системе завели склад материалов, настроили производственные карты на каждое изделие, а также подключили интеграции с Ozon и Wildberries для автоматической загрузки заказов.
Итоги впечатляют:

• Время на оформление одной отгрузки сократилось на 90% - теперь это делается за пару секунд.
• Система автоматически резервирует материалы под заказы. Это позволило сэкономить около 840 000 рублей в год на предотвращении ошибок и пересортице.
• Контроль над всем процессом стал стопроцентным: от поступления заказа до отгрузки готовой вещи.

Для любого селлера, особенно с собственным производством, этот кейс - явное доказательство того, что автоматизация бизнеса окупается скоростью, сэкономленными деньгами и сохраненными нервами.

Все подробности - здесь.

Основу современной системы составляет API - интерфейс, через который система общается с площадками. Вместо того чтобы выгружать отчеты вручную, вы настраиваете интеграцию один раз, и дальше данные текут сами: новые заказы, информация о продажах, возвратах, движении товара по складам маркетплейса, выручка и актуальные остатки.

Еще одна распространенная ситуация - бизнес, который продает не только на маркетплейсах, но и через собственный сайт, розничные точки, может быть, оптом. Одна оптовая компания столкнулась с тем, что работа в таких условиях превратилась в кошмар. Заказы приходили из разных источников, их вручную переносили в общую таблицу, сверяли с остатками на собственном складе. Из-за человеческого фактора постоянно возникали потери: товар могли отгрузить дважды, потерять заказ или просто не успеть его обработать. На оформление накладных и других документов уходило до 40% рабочего времени менеджеров.

Предприниматель решил объединить все каналы продаж в единой системе. Была внедрена X24:ERP, которая стала точкой сбора для заказов с Wildberries, Ozon, сайта и от менеджеров по телефону. Все они автоматически попадали в единую очередь, а система сама резервировала под них товар на складе, не давая продать одно и то же два раза.
Результаты полностью изменили картину продаж:

• Потери товара снизились на 20% просто за счет ликвидации двойных продаж.
• Контроль над всеми заказами, откуда бы они ни пришли, стал полным.
• А время, которое раньше тратили на оформление документов, сократилось на 40%, высвободив ресурсы для действительно важных управленческих задач.

Все детали внедрения - здесь.

На конкурентном поле маркетплейсов выживают и побеждают те селлеры, у которых прозрачный и управляемый бизнес. Система управленческого учета перестает быть опцией для бухгалтеров и становится главным инструментом владельца. Он отвечает на все ключевые вопросы: на чем мы реально зарабатываем, куда уходят денежные средства, каков реальный финансовый результат, и как принимать управленческие решения, которые увеличат прибыль.

Начиная внедрение, не повторяйте типичных ошибок. Не пытайтесь сразу автоматизировать все и вся - начните с главной проблемы. Например, со сбора данных о продажах товара, расходах и реальной выручке. Не экономьте на интеграциях. Если система не будет общаться с маркетплейсами автоматически, вы не избавитесь от ручного труда. И не ждите, что внедрение пройдет само собой - выделите ответственного внутри команды и настройтесь на то, что первые недели уйдут на адаптацию.

Надоело мириться с неопределенностью? Проведите аудит: сядьте и выпишите, откуда вы берете данные для решений прямо сейчас, и сколько на это уходит времени. Определившись с целью и показателями, начните изучать инструменты, которые могут эту ситуацию изменить. Тот, кто смотрит на показатели и понимает экономику рентабельности каждой продажи, всегда будет на шаг впереди того, кто надеется на удачу.