Документооборот склада: полный перечень документов и правила складского учета

Складской учет — это не просто контроль остатков и размещение товаров. Это ядро логистики и ключ к эффективному управлению ресурсами компании. В 2025 году грамотная организация склада становится особенно важной: автоматизация, маркировка, работа с маркетплейсами, импортозамещение и ужесточение контроля от ФНС требуют новой точности и прозрачности в учете. При этом ошибки в документообороте на складе могут привести к потерям, штрафам и сбоям в бизнес-процессах.

В этой статье вы узнаете, что такое складской учет, как организовать документооборот, какие документы необходимы, как выбрать программу и почему современные ERP-системы — например, X24:ERP — становятся оптимальным решением даже для компаний с небольшим товарооборотом.

Складской учет — это система регистрации, контроля и анализа движения материальных ценностей на складе. Он охватывает приемку, хранение, перемещение, отпуск и инвентаризацию, а также оформление сопроводительных документов. Правильный учет на складе позволяет минимизировать ошибки, наладить планирование, оптимизировать закупки и избежать дефицита или избытка товаров.

Современные компании используют различные подходы к организации учета: от простого ведение учета в журналах до комплексной автоматизации процессов.

Склад нужен не только логистике. Он связан с бухгалтерией, производством, финансами и даже маркетингом. Именно поэтому учет материалов на складе требует особого внимания при работе с производственными предприятиями и участия разных подразделений.

Система учета склада может быть бумажной (журнал учета, ордера), табличной (например, Excel) или автоматизированной — с помощью специализированного ПО. Внедрение программного обеспечения позволяет вести многоскладской учет, синхронизировать данные в реальном времени и сократить влияние человеческого фактора.

Каждая операция требует умения вести учет правильно. Специалисты должны вести учет движения товаров и вести учет остатков систематически. Качественное ведение учета становится основой для принятия управленческих решений.

Существует несколько подходов к ведению учета на складах, каждый из которых подходит для определенного бизнеса.

Номенклатурный учет
Позволяет отслеживать каждую единицу товара по наименованию, коду или артикулу. Используется в торговых компаниях, интернет-магазинах, маркетплейсах.

Сортовой учет
Рассчитывается по определённым признакам (размер, цвет, марка), применяется в текстиле, строительных материалах, запчастях.

Партионный учет
Особенно важен при контроле срока годности, поступления и хранения — применим в фармацевтике, еде, косметике.

Партионно-сортовой учет
Сложная, но точная модель — используется в промышленности и производстве, где нужно фиксировать как характеристики, так и происхождение партии.

X24:ERP поддерживает все формы учета: номенклатурный, сортовой, партионный и смешанный. Это особенно полезно для предприятий с широкой номенклатурой и производственным циклом. В системе можно вести учёт на складе, отслеживать остатки, создавать карточки товара и документы по шаблонам. Учет ведут централизованно, с полной прозрачностью по каждой единице. Платформа отчеты и аналитика объединяет в единой системе, позволяя получать данные в реальном времени. Всё это доступно в облачной версии или на локальных серверах — в зависимости от специфики клиента.

Складской документооборот регулируется не только внутренними регламентами, но и требованиями законодательства. Документы складского учета хранятся в бумажной или электронной форме — с подписью ответственных лиц. Современные программы позволяют упростить документооборота склада, в том числе интеграцией с 1С или CRM.

Зачем нужна автоматизация:

• Минимизация ошибок и человеческого фактора
• Быстрый доступ к данным: остатки, движения, отчеты
• Снижение затрат на персонал и бумажный документооборот
• Поддержка ЕГАИС, "Честного Знака", API с маркетплейсами

Что включает складская программа учета:

• Ведение карточек товаров и остатков
• Печать и учет документов по шаблонам
• Учет материалов и готовой продукции
• Формирование отчетов по движению товаров, отчетов по остаткам и отчетов для управленческих решений.
• Встроенная аналитика помогает оптимизировать процессы, а продвинутая аналитика дает глубокое понимание бизнеса.
• Обмен данными с внешними системами

Пример: автоматизация на X24
Компания X24 внедрила ERP-систему у клиента в пищевой отрасли. Ранее учёт продукции велся в Excel, при переходе на X24 клиент получил:

• Автоматическую генерацию документов (ТОРГ, счета, накладные)
• Онлайн-инвентаризацию и контроль остатков в реальном времени
• Интеграцию с системой заказов и логистики
• Учет всех перемещений и анализа продаж на основе отчётов

X24 позволяет вести многоскладской учет, поддерживает все виды складских операций, документы и аналитику. В отличие от большинства решений, предлагает не только облако, но и локальную установку, кастомизацию, поддержку процессов от закупки до аналитики. Это решение подходит как для компаний с небольшим товарооборотом, так и для холдингов.

X24:ERP в производственной компании

Клиент из сегмента легкой промышленности столкнулся с проблемой дублирования данных, отсутствием актуального учета остатков и ручной генерацией документов. Внедрение X24 позволило:

• Объединить учет склада, закупок и производства
• Настроить складской документооборот в одном интерфейсе
• Вести многоскладской учет с распределением по цехам эффективно и вести многоскладской учет с минимальными затратами ресурсов
• Упростить работу сотрудников благодаря обучению и шаблонам

Результат: прозрачный контроль остатков, снижение ошибок на 62%, сокращение времени оборота продукции на 27%.


X24:ERP в логистической компании

Для клиента, работающего с внешними складами и заказами по API, важно было организовать учета материалов, перемещений и документооборот на складе. С помощью X24 удалось:

• Настроить обмен данными с внешними площадками
• Вести учет продукции в разрезе партнёров и точек доставки
• Автоматизировать первичные документы на складе

Компания увеличила пропускную способность складов на 35% без расширения штата.

• Использование искусственного интеллекта для прогнозов остатков и автоматизации заказов
• Big Data и аналитика продаж в режиме реального времени
• RPA (роботизация) рутинных операций
• Повсеместная маркировка и сквозная прослеживаемость
• Обязательная интеграция с «Честным Знаком» и ФГИС МДЛП

Количество материалов на производстве постоянно растет, документы требуют цифровизации, а учет переходит на принципиально новый уровень автоматизации.
X24 активно развивает функции ИИ-аналитики и расширяет модули RPA, готовясь к следующему этапу цифровой логистики.